Errores y consecuencias de malinterpretar los pliegos de una licitación

Los pliegos de una licitación son los documentos que marcarán todos los requisitos, obligaciones, criterios y procedimientos del concurso. Todo lo que esté escrito en ellos deberá cumplirse, y si no lo cumples tienes un problema… En el mejor de los casos te excluirán del proceso, en el peor de los casos te irás para casa con una penalización del 3% y en función de la «cagada» con una prohibición para contratar con la administración pública.

Incluso teniendo mucho cuidado, es fácil cometer errores, pero la administración es indiferente lo que le cuentes, simplemente te habrás saltado las normas del proceso y punto. Por esa razón, creo que es importante que conozcas y tengas en cuenta algunos de los errores más comunes cuando nos ponemos con la lectura de los pliegos.

1. Leer con prisas: Esto de las prisas es muy frecuente, y más cuando entramos «tarde» a una licitación o tenemos una carga de trabajo importante. Algunos licitadores tienen la mala costumbre de leer el pliego por encima y no leen en profundidad todo el texto. Esto lleva a saltarse detalles que pueden ser vitales. Tienes que dedicarle el tiempo necesario a leer el pliego con calma, sin distracciones. Es preferible que inviertas un poco más de tiempo en leer que perder luego todo el trabajo realizado por una tontería.
2. Dar por supuestas cosas que no están escritas: A veces creemos entender lo que pide la Administración y asumimos requisitos sin comprobar el texto o el precepto de la ley exacto. O interpretamos cláusulas «a nuestra manera». Nunca hagas suposiciones, si algo no está claro al 100%, consúltalo. Y si no está escrito en el pliego, técnicamente no existe. Tú no tienes que interpretar un pliego, en caso de duda pregunta a la mesa, que sean ellos quien interpreten y se mojen.
3. No cumplir con todos los requisitos administrativos: Un fallo muy común es descuidar documentación obligatoria. Por ejemplo, olvidar adjuntar un certificado, una firma, o no inscribirse en un registro. Lo normal es que sea un problema subsanable, pero ya te va a hacer correr. Te llegará un requerimiento y tendrás que dejarlo todo para solucionarlo… ¿Solución? Apoyarte en la checklist y revisar dos veces antes de enviar (Esto te lo explico más detenidamente aquí). Comprueba también los formatos exigidos (por ejemplo, si piden documentos en PDF firmados electrónicamente, si piden una fuente Arial 12, si no puedes escribir más de 20 páginas…).
4. Ignorar secciones «pesadas» del pliego: Algunos apartados con lenguaje jurídico denso y articulado tienden a ser ignorados por considerarlos poco importantes. Error! Puede que el pliego indique una cláusula de subrogación de trabajadores y si no la ves tienes un grave problema. O quizá hay una condición de visitar las instalaciones antes de ofertar y tu ni te lo habías planteado. Lee todo, aunque parezca irrelevante, o podrías llevarte sorpresas.
5. No entender los criterios de adjudicación: Presentar una oferta sin tener en mente los criterios es un error garrafal. Si por ejemplo el criterio técnico vale 70 puntos y el precio solo 30, y tú apenas desarrollas la propuesta técnica pensando que todo es precio, vas a perder… Evita este error haciendo que los criterios guíen la preparación de tu oferta.
6. Fallar en los plazos o formatos de entrega: Entregar la oferta fuera de plazo (aunque sea unos minutos tarde) o en un formato diferente al solicitado (lo que habíamos comentado de tamaño de fuentes, interlineados, páginas, etc) es causa de rechazo inmediato. Estos errores ocurren por descuido o por no leer bien esa información en el pliego. Sé extremadamente cuidadoso con las fechas (presenta con antelación) y sigue al pie de la letra las instrucciones de cómo presentar la documentación. Ten también en cuenta que las plataformas de contratación suelen dar bastantes fallos, no lo dejes para última hora.
7. No aprovechar la fase de preguntas: Muchas empresas novatas no preguntan sus dudas por miedo o por no saber que pueden hacerlo. Si interpretas algo mal y no lo preguntas, esa mala interpretación puede costarte la licitación. Pregunta siempre que tengas una duda seria. Las mesas de contratación suelen aclarar de buena gana, porque prefieren ofertas bien enfocadas que lidiar con exclusiones. Recuerda que las respuestas oficiales luego obligan a todos.
8. Descuidar el pliego técnico: En ocasiones, se preparan ofertas muy bonitas administrativamente pero que no cumplen alguna especificación técnica esencial. Esto pasa por no leer con atención el pliego técnico. Un ejemplo típico: ofertar un producto con características distintas a las exigidas porque «pensabas que era equivalente». ¿Cómo evitarlo? Leyendo cada requisito técnico y verificando la conformidad de tu propuesta. Si algo no lo puedes cumplir, lo honesto es no presentarse.

Casi todos los errores al licitar tienen raíz en no leer o no entender bien el pliego. La solución siempre está en leer con atención, preguntar cuando algo no esté claro, y revisar todo antes de entregar la oferta. Así evitarás los tropiezos más frecuentes.

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Consecuencias de malinterpretar un pliego de condiciones

Para que entiendas por qué insisto tanto en tener cuidado con la lectura, te voy a explicar qué puede ocurrir si malinterpretas el pliego o pasas por alto algún requisito:

• Quedar excluido de la licitación: Esta es la consecuencia más habitual. Si no presentas un documento obligatorio, o no cumples un requisito porque no lo viste, la mesa de contratación rechazará tu oferta. Todo el trabajo de preparar la propuesta se irá a freír espárragos.
• Perder la adjudicación aunque tu oferta sea la mejor: Imagina que ofreces el mejor precio o la oferta técnicamente más sólida, pero incumples una formalidad del pliego. En algunos supuestos se te requerirá la subsanación, pero en otros la Administración te tendrá que excluir aunque tu oferta sea la mejor, y todo básicamente porque no seguiste las reglas del pliego.
• Problemas durante la ejecución del contrato: Yo te diría que esto es casi peor que el resto… podrías ganar el contrato con una oferta basada en una interpretación errónea. Esto significa que luego, al ejecutar, te encuentras con que asumiste obligaciones mayores o costes no previstos. O si interpretaste mal el alcance y ofreciste menos de lo requerido, la Administración te exigirá igualmente cumplir todo lo del pliego por el precio ofertado, lo que puede llevarte a incumplir.
• Penalizaciones y sanciones: Ligado a lo anterior, si no cumples con lo estipulado por haberlo entendido mal (plazos, niveles de servicio, personal mínimo, etc.), es probable que activen penalizaciones contra ti. Estas pueden ser multas económicas por día de retraso, por ejemplo, o incluso la resolución (cancelación) del contrato en casos graves, con posible inhabilitación para contratar durante un tiempo. Además, si habías depositado una garantía definitiva, podrías perderla.

Malinterpretar un pliego sale caro. Por eso siempre insisto: lee, pregunta y asegúrate de comprender cada punto. Es preferible decidir no presentar oferta en una licitación poco clara o cuyas exigencias no comprendes, que lanzarse a ciegas y acabar con problemas. Necesitas ayuda? pues ya sabes, ponte en contacto conmigo.