¿Qué pasa al ganar una licitación? Pasos y obligaciones posteriores

Has ganado una licitación pública… ¿y ahora qué? Muchas empresas (especialmente las que están empezando en contratación pública) no saben qué hacer y qué ocurre tras obtener una adjudicación, ya que la mayoría de la información disponible se enfoca en cómo ganar y en como presentar, pero no en el proceso, sin embargo, la etapa que sigue a la victoria es crucial: supone asumir un contrato con la Administración bajo unas condiciones muy estrictas (y que ha acepado con el mero hecho de haberse presentado a la licitación).

De hecho, la emoción inicial de ganar suele ir acompañada por la responsabilidad de cumplir lo acordado, desde la firma del contrato hasta la correcta ejecución del proyecto. A continuación, te voy a explicar paso a paso qué ocurre tras ganar una licitación y cuáles son las obligaciones que debes cumplir como adjudicatario para comenzar sin errores.

Pasos a seguir después de ganar una licitación

Después de resultar adjudicatario de un contrato público, es importante proceder de manera ordenada. Estos son los pasos clave que deberás seguir:

1. Notificación oficial de adjudicación: Una vez que tu oferta ha sido seleccionada, la Administración emitirá una resolución de adjudicación y te lo notificará formalmente (generalmente de forma electrónica para que quede constancia de que te enteras…) En esa notificación se te designa oficialmente como adjudicatario del contrato. No obstante, te recomiendo que estés atento a cómo va evolucionando la licitación a través de la plataforma por si acaso… nunca está de más ir mirando.
2. Primera entrega de documentación: Tras la adjudicación, el órgano de contratación te va a requerir como adjudicatario que le facilites ciertos documentos antes de firmar el contrato. Entre ellos se incluye la constitución de la garantía definitiva del contrato, la presentación de certificados actualizados (por ejemplo, estar al corriente de obligaciones tributarias y de la Seguridad Social) y cualquier otro previsto. Esto dependerá un poco de cada concurso, pero vaya, te va a tocar presentar papeles, y ten en cuenta que Según la Ley de Contratos, dispones de un plazo (habitualmente 10 días hábiles desde el requerimiento) para presentar esta garantía tras ser propuesto como adjudicatario. ¡Ojo! Si no entregas la documentación o no constituyes la garantía en plazo, se entiende que retiras tu oferta y puedes tener problemas (multa del 3% por no presentar) por ello, es vital atender con diligencia este requerimiento para no perder la adjudicación ( y sobretodo que no te penalicen).
3. Firma del contrato (formalización): Cumplido el paso anterior, se procede a formalizar el contrato entre la Administración y tu empresa. La firma del contrato suele realizarse en un documento administrativo oficial y generalmente existen unos plazos legales para ello. Deberás presentarte (o firmar electrónicamente) en el plazo indicado, ya que la formalización tardía o no presentarse podría acarrear sanciones o la pérdida del contrato. Una vez firmado, el contrato se considera perfeccionado y obligatorio para ambas partes, quedando publicado el anuncio de formalización en el perfil de contratante en los días posteriores (aunque recuerda, tu ya estabas «pillado» en el momento en el que te presentaste al concurso 😉)
4. Revisión del contrato y planificación inicial: Antes de lanzarte a ejecutar, revisa a fondo el contrato y los pliegos de la licitación. Aunque ya lo hiciste al preparar la oferta… ¿verdad?… ahora es crucial leer cada cláusula, requisito técnico, plazo de ejecución, forma de pago y penalización con detalle. Asegúrate de comprender todas las obligaciones que has asumido. Con esta información, prepara un plan de acción interno para que te resulte más fácil organizar todo tu trabajo y equipo.
5. Puesta en marcha del contrato: Con el contrato firmado y la planificación hecha, es momento de iniciar la ejecución. Procura comenzar las actividades lo antes posible, cumpliendo cada paso según el calendario previsto. Ejecutar con rigurosidad desde el principio es fundamental para prevenir retrasos; así, en caso de imprevistos, tendrás margen de maniobra para corregir. Cumple exactamente con el lo que se te ha pedido y en los términos adjudicados. Cualquier desviación injustificada podría derivar en penalizaciones económicas o incluso en la resolución anticipada del contrato. Esto también es aplicable a la inversa, no des de menos ni de más.
6. Seguimiento y comunicación con la Administración: Durante la ejecución del contrato lo normal es que la Administración designe a uno o varios interlocutores que actuarán como enlace con tu empresa. Mantén una comunicación fluida y colabora con ellos, al final tenéis el mismo objetivo, que el contrato se cumpla con la mayor rigurosidad posible. Recuerda que trabajas para la administración, así que trabaja siempre en la legalidad y con transparencia total en cuanto al uso de recursos y cumplimiento de objetivos.
7. Cumplimiento de obligaciones durante la ejecución: Ser adjudicatario conlleva más obligaciones aparte de entregar el producto o servicio contratado. Deberás respetar todas las cláusulas contractuales y la normativa aplicable durante la vigencia del contrato. Esto incluye aspectos como: mantener vigente la garantía definitiva cumplir puntualmente con tus obligaciones tributarias y laborales y conservar actualizada toda la documentación requerida.
8. Finalización y cierre del contrato: A medida que completes el objeto del contrato, prepárate para la fase de cierre. Entrega los trabajos o suministros finales conforme a lo pactado y notifica a la Administración que has terminado, solicitando la revisión o recepción formal del contrato. La Administración debe verificar que todo se haya ejecutado correctamente; normalmente se firma un acta de recepción de las obras, servicios o bienes prestados, aunque esto dependerá de cada caso. Si todo está en orden, comenzará el plazo de garantía del contrato (un período durante el cual respondes por posibles defectos.

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Obligaciones principales del adjudicatario del contrato público

Además de los pasos prácticos, es esencial tener claros los compromisos legales y técnicos que asumes al ganar una licitación pública. Un contrato con la Administración no es un contrato comercial cualquiera: está sujeto a normas de Derecho Público y conlleva un nivel de exigencia y control mucho mayor.

Al firmar el contrato asumes una serie de obligaciones legales, técnicas y éticas que van más allá de un acuerdo comercial privado. La Administración espera de ti seriedad y rigor en el cumplimiento del contrato, dado que están en juego recursos públicos. Es fundamental contar con un buen equipo técnico y jurídico que te apoye durante la ejecución, para asegurarte de cumplir todas las condiciones y responder adecuadamente ante cualquier incidencia.

Ganar una licitación pública es un logro importante, pero solo es el comienzo del camino. Por tanto, si has ganado una licitación, enhorabuena, pero actúa con precaución y planificación. Sigue los pasos mencionados, cumple tus obligaciones y no dudes en pedir asesoramiento si algo no te queda claro. La normativa de contratación pública puede ser compleja, pero conocerla y aplicarla es la mejor garantía de que iniciarás tu contrato sin errores y lo llevarás a buen puerto. Con una ejecución exitosa, no solo obtendrás el beneficio económico previsto, sino también una buena reputación que te abrirá las puertas a nuevas oportunidades en futuras licitaciones.

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