7 errores comunes que hacen perder licitaciones (y cómo evitarlos)

Evita estos errores y deja de tirar propuestas a la basura

Presentarse a una licitación requiere tiempo, esfuerzo y papeleo… mucho papeleo! Por esa misma razón, es una lástima que acaben excluyéndote de una licitación por algo que podría haberse evitado. Te puedo asegurar que la mayoría de empresas no pierde licitaciones por una cuestión de competitividad, acostumbra a ser por cometer errores muy tontos o que con un poco más de énfasis en la lectura de los pliegos podría haberse evitado, y créeme, hablo con conocimiento de causa.

En este artículo te explico cuáles son los errores más frecuentes al licitar que veo cada semana (sí, cada semana), y cómo puedes evitar caer en ellos si quieres tener opciones reales de ganar contratos y licitaciones públicos.

1. No leer bien el pliego (o no entenderlo)

Diría que esta es la causa más habitual por la que se acaba «tirando» una propuesta a la basura… no leer el pliego correctamente… Es cierto que cuando navegas entre pliegos, acabas encontrando patrones muy similares entre ellos, pero esto no quita que entre ellos existan particularidades concretas que puedan marcar una diferencia. Hay quien se salta detalles importantes del pliego y luego se sorprende cuando su oferta es inadmitida. O, peor, cree que entiende los criterios de valoración y resulta que no, que no ha entendido ni papa de lo que ponía.

Para enfrentarte (si, enfrentarte) con éxito a una licitación, es de vital importancia que entiendas que los pliegos son los documentos más importantes que hay en un proceso de licitación, definen qué busca la administración, cómo lo va a puntuar, qué hay que entregar y cuándo. Si no entiendes bien el pliego, no sabes a qué estás jugando.

¿Y cuál es la manera más sencilla de evitar esto? Sencillo… Leer y aplicar el sentido común cuando leamos…

2. Entregar documentación incompleta o mal firmada

A lo largo de este artículo irás viendo que al final todo guarda una relación con el primer punto… para que veas lo importante que es leer con calma y atención. En muchas ocasiones se presentan documentos incompletos, sin firmas, o con firmas digitales que no son las que tocan, con información que no toca, o directamente con datos que nadie te ha pedido… hay que entender que existen errores que son subsanables (es decir, puedes arreglar la cagada mientras transcurre la licitación) pero en otras ocasiones te vas a quedar fuera. Aunque tu oferta sea la mejor, si incumples una formalidad te quedas fuera. Así de claro. Un número puesto donde no toca, o una pista en un documento que no es, implican automáticamente la exclusión.

¿Cómo evitarlo? Intenta hacer una revisión final de los pliegos, móntate un checklist, y revisa (tu y otra persona si puede ser) que todo está en orden y que cumples con hasta el último punto y la última formalidad que exigen en los pliegos.

3. No justificar bien la solvencia técnica o económica

Esta es una cagada y de las gordas… Muchas empresas piensan que “ya se sobreentiende” que pueden hacer el trabajo, pero eso no vale en una licitación. Hay que demostrarlo con cifras, certificados, contratos anteriores, medios propios, etc. Algo tan sencillo con no tener en cuenta la cifra que cubre un seguro de responsabilidad civil es motivo de exclusión, no tener una certificación concreta; motivo de exclusión, que te falta no se qué… motivo de exclusión…

Esto guarda una estrecha relación con el punto 1 (leer y releer el pliego), hay que saber qué requisitos debemos cumplir para poder optar a que se nos adjudique un contrato. Tienes que revisar con calma lo que tienes que «tener» y lo que debes «cumplir» o de lo contrario estás fuera.

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4. Redactar una memoria técnica «vacía» y sin estrategia

Hay licitaciones en las que con poner cuatro «crucecitas» tenemos suficiente, pero en otras se nos exige redactar memoras técnicas, planificaciones de servicio, metodologías o en general cualquier tipo de documentación técnica que requiere de una justificación. Este tipo de textos son los que generalmente se consideran como sujetos a juicio de valor. Digamos que la puntuación de este tipo de textos es subjetiva (relativamente) y por ello es importante que esté planteada y planificada en función de lo que se nos está pidiendo (otra vez con lo de leer… ¿lo ves?) Copiar y pegar textos genéricos, mal estructurados, o que no responden a lo que la administración valora no va a servir de nada, y perderemos una oportunidad para ser más competitivos y rascar unos buenos puntos en la licitación. Una buena memoria no solo explica qué vas a hacer, sino por qué lo harás mejor que los demás.

No basta con decir “somos expertos”. Hay que concretar cómo vas a organizar el trabajo, con qué medios, en qué plazos, qué medidas vas a tomar para asegurar calidad, continuidad, sostenibilidad… Tienes que utilizar los pliegos como si fuera un guion y explicar tal y como te están pidiendo cada uno de los puntos que se puntúan. Sobre todo, revisa que no existan criterios de formato y páginas (lee) y asegúrate de que cumples con todo lo que piden.

Si tienes la oportunidad revisa a quién te diriges, busca quien formará parte de la mesa, quien revisará tu propuesta. No es lo mismo explicarle cómo estructuraras una arquitectura de software a un ingeniero informático que a la secretaria del Ayuntamiento… vigila cómo redactas y cómo te explicas.

5. No tener en cuenta los criterios de puntuación

Muchas empresas presentan ofertas que no están pensadas para sumar puntos. Preparan sus documentos “como siempre” y luego se preguntan por qué otra empresa gana con una propuesta peor. Volvemos a lo mismo de antes, tienes que leer y calcular. Si el criterio de valoración es únicamente el precio no te diré nada, pero si existe una pluralidad de criterios tienes que saber ver cuáles son más importantes y cuáles te van a robar más tiempo.

Si no adaptas tu propuesta a los criterios de valoración del pliego, pierdes puntos que podrías haber ganado fácilmente. Y en muchos contratos, ganar o perder se decide por décimas.

6. Dejarlo todo para el último momento

Hay señor… decía que lo de leer era el principal motivo, pero este de dejarlo todo para el final diríamos que podría ser el segundo motivo más habitual por el que se pierden licitaciones o te excluyen. Si lo dejas todo para el último día es jugar con fuego, créeme, y más teniendo en cuenta que las plataformas de licitación suelen fallar (cuando no es la plataforma es Java, y cuando no tu certificado…) hay que firmar digitalmente todo bien, validar campos, calcular precios y cifras… y cualquier fallo puede hacerte perder todo el trabajo. Evidentemente, cuanto menos tiempo tienes para revisar y preparar, más frecuentes son los errores.

Te puedo decir que a nivel profesional no me hago cargo de ningún encargo en el que no tenga un mínimo de 7 días para trabajar… Por esa razón, mi consejo es que lo tengas todo listo al menos 48 horas antes… y por favor, si la presentación es electrónica, haz simulacros de presentación antes si no tienes experiencia.

7. No pedir ayuda cuando la necesitas

No tienes por qué saberlo todo ni hacerlo tú solo. Si no dominas los pliegos, la redacción técnica o las plataformas electrónicas, pedir ayuda no es un gasto: es una inversión. Tienes que entender que lo mejor que si no entiendes algo y la lías, que te excluyan de la licitación es lo mejor que te puede pasar… en otros casos puedes recibir importantes penalizaciones e incluso pueden prohibirte contratar con la administración pública durante un periodo determinado de años.

Hay mucho en juego en una licitación. Y cometer errores evitables puede costarte más que delegar parte del proceso a alguien que lo hace cada día. Todos estos errores los he visto más de una vez. Algunos los he cometido yo mismo en mis inicios. Pero la clave está en aprender de ellos, evitarlos a tiempo y preparar cada oferta con método.

Si quieres que revise tu propuesta, te ayude a montar una estrategia o incluso prepare contigo toda la documentación, ponte en contacto conmigo y vemos cómo hacerlo.