¿Es mejor licitar solo o con ayuda externa? Pros y contras

Licitar no es solo presentar papeles, es mucho más…

Una licitación pública no empieza ni termina con rellenar un par de formularios. Si quieres competir en serio, vas a tener que estudiar pliegos, preparar documentación administrativa, ajustar precios con cabeza, elaborar una memoria técnica que sume puntos… y todo esto antes de que se te eche encima el plazo. Por eso, muchas empresas se preguntan: ¿vale la pena hacerlo todo por mi cuenta o contrato ayuda externa?

En el mundo de la contratación pública, el primer error que muchas empresas cometen es pensar que licitar es simplemente presentar una oferta. Pero detrás de cada adjudicación hay un proceso complejo: interpretar correctamente pliegos técnicos y administrativos, calcular una propuesta económica realista y competitiva, redactar memorias técnicas alineadas con los criterios de valoración, coordinar documentación administrativa, cumplir con requisitos legales… y todo dentro de unos plazos ajustados.

Por eso, una de las grandes preguntas que surgen, sobre todo en pymes y autónomos, es: ¿Tiene sentido licitar por nuestra cuenta o necesitamos apoyo externo especializado?

«No se trata solo de presentar papeles: se trata de saber cómo competir. Y para competir bien, a veces necesitas a alguien que ya sepe como atacar, defender y prepararse unos pliegos o una memoria técnica antes que tú.»

Licitar por tu cuenta: cuándo tiene sentido y dónde están los riesgos

Lanzarse en solitario puede ser viable en algunos escenarios. Por ejemplo:

• Si tienes formación previa en contratación pública.
• Si cuentas con personal interno que ha trabajado en administración.
• Si te presentas a concursos sencillos, como contratos menores o de baja cuantía.
• Si tienes experiencia previa como proveedor público.

Ventajas de licitar solo:

• Ahorro de costes: No pagas consultorías ni servicios externos.
• Curva de aprendizaje propia: Ganas experiencia y controlas todo el proceso.
• Mayor implicación interna: Al asumirlo desde dentro, se entienden mejor los errores y se mejora con cada intento.

Inconvenientes reales:

• Alto riesgo de exclusión por errores administrativos o técnicos.
• Falta de especialización en redacción técnica o justificación de criterios.
• Inversión de tiempo excesiva para un retorno incierto.
• Dificultades para adaptarse a plataformas electrónicas como la Plataforma de Contratación del Sector Público (que funciona fatal…).

Un alto porcentaje de las ofertas presentadas por empresas sin experiencia son excluidas por errores subsanables que no se detectan a tiempo o no se gestionan correctamente.

Presentarte por tu cuenta puede ser una buena opción si ya tienes experiencia previa o si dispones de tiempo para aprender. Lo positivo es que te implicas en todo el proceso, conoces al detalle cómo funciona la contratación pública y reduces costes externos. Sin embargo, también hay riesgos importantes que no conviene subestimar.

Además, si estás empezando, hay muchas cosas que no sabrás que tienes que hacer hasta que ya es demasiado tarde. A veces, incluso habiéndolo hecho todo «bien», la oferta queda mal puntuada por no haber adaptado correctamente la memoria o los anexos. Y eso puede llegar a ser frustrante.

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Contar con ayuda externa: cuándo es recomendable y qué puedes esperar

Externalizar el proceso de licitación (total o parcialmente) es cada vez más habitual, especialmente entre empresas que quieren crecer en contratación pública pero no tienen estructura interna para afrontar todo el proceso.

Existen varios perfiles de ayuda externa:

• Consultores independientes especializados en contratación pública.
• Asesorías que ofrecen acompañamiento integral.
• Agencias que preparan y presentan la oferta completa.
• Plataformas de servicios que automatizan parte del proceso (alertas, plantillas, informes de pliegos, etc.)

Ventajas reales:

• Reducción de errores: Un consultor sabe leer pliegos, prever problemas y ajustar propuestas.
• Ahorro de tiempo: Puedes dedicar tus recursos al core de tu negocio.
• Mayor competitividad: Accedes a técnicas de redacción y análisis que aumentan la puntuación de tu oferta.
• Visión estratégica: Un buen profesional te ayuda a elegir concursos con opciones reales.

Inconvenientes o límites:

• Supone una inversión económica inicial (aunque con retorno si se adjudica).
• Si se delega todo, puedes perder conocimiento interno del proceso.
• No todas las consultorías son iguales: conviene validar experiencia y casos reales.

En muchos casos, especialmente al principio, el acompañamiento no es un lujo, sino una necesidad táctica. No solo aumenta las posibilidades de éxito, sino que sirve como formación práctica.

¿Qué hacen realmente los que ganan licitaciones?

Las empresas que ganan de forma recurrente no son las más grandes, ni las que ofrecen el precio más bajo. Son las que entienden cómo piensan los órganos de contratación, adaptan su oferta a los criterios y cumplen con todo a la primera.

Y en eso, tener ayuda externa ayuda MUCHO.

Según los datos del Informe Trienal de Contratación Pública 2021–2023, más del 80 % de los contratos del sector público estatal fueron adjudicados a pymes, y ya te digo yo que muchas de ellas con apoyo de asesoramiento especializado. Además, informes del Observatorio de Contratación Pública señalan que la contratación electrónica ha permitido a muchas pequeñas empresas acceder con más facilidad, pero también hay que entender que una parte importante aún necesita acompañamiento profesional para presentar ofertas competitivas y evitar errores de forma, pues sigue existiendo una importante brecha digital.

La conclusión es clara: quienes entienden bien el proceso o se rodean de quienes sí lo entienden, tienen ventaja. No por tener más recursos, sino por saber cómo utilizarlos en el marco específico de la contratación pública.

“Competir en licitaciones no es saber de todo, es saber en qué necesitas ayuda y cuándo. Un buen acompañamiento no te sustituye, te potencia.”

Mi recomendación: busca un equilibrio estratégico

Contar con un consultor o asesor en licitaciones te puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza. No solo por lo que sabe, sino porque ya ha cometido (y resuelto) los errores que tú podrías cometer por tu cuenta. Un buen profesional te ayuda a elegir bien los concursos, a cumplir con los requisitos y a preparar una oferta sólida que tenga opciones reales, aún así, no se trata de elegir entre blanco o negro. Muchas empresas optan por una fórmula mixta: empezar con apoyo profesional, interiorizar conocimientos y poco a poco asumir más autonomía interna.

Si tienes experiencia, tiempo y recursos, puedes probar por tu cuenta. Pero si estás empezando, si no tienes claro cómo funcionan los pliegos o si no quieres asumir riesgos innecesarios, contar con ayuda externa te hará avanzar mucho más rápido. Lo importante es entender qué te estás jugando en cada concurso. Una licitación mal presentada no solo te hace perder tiempo: puede dejarte fuera durante años si afecta a tu reputación o solvencia futura.

¿Mi consejo? No te lo juegues todo a ensayo y error. Si estás empezando o si llevas tiempo sin resultados, pide ayuda. A veces un buen acompañamiento en las primeras ofertas marca la diferencia entre licitar o abandonar. ¿Quieres que hablemos? Ponte en contacto conmigo.