No te pueden adjudicar un contrato si ni siquiera pasas el corte…
Muchas empresas pierden oportunidades por una sola razón, se piensan que esto de licitar es darle a un botón y listo, pero nada más lejos de la realidad. Al igual que todo lo que tiene que ver con la Administración, las licitaciones requieren de una gran cantidad de documentación, por esa razón, las empresas que no tienen lista la documentación mínima para presentarse (o incluso cuando son adjudicatarias) acaban siendo descartadas del proceso. Lo más triste es que no hablo de cosas raras o papeles difíciles de encontrar… hablo de documentación básica que se pide en casi todas las licitaciones.
En este artículo te explico qué documentos tienes que tener preparados sí o sí antes de presentarte a un concurso público, para evitar errores tontos, exclusiones y sustos innecesarios.
Los documentos que casi siempre te pedirán
Vamos al grano. En función de tu sector y de tu actividad te pueden pedir un montón de cosas, pero a título general estos son los documentos que más comúnmente aparecen en los pliegos y que deberías tener ya localizados o preparados (si es que no eres una empresa clasificada o estás inscrito en el ROLECE):
- Declaración responsable: Modelo oficial en el que confirmas que cumples con lo exigido por la ley y el pliego.
- Certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social.
- Documentación de solvencia económica: facturación, balances, seguros o lo que se indique en el pliego.
- Documentación de solvencia técnica: contratos anteriores, certificaciones, medios materiales o humanos.
- Identificación de la empresa o autónomo: CIF, escrituras, poderes, DNI del firmante…
- Memoria técnica: si es requerida (que casi siempre lo es).
«Es importante que tengas en cuenta una cosa, y es que si no presentas la documentación inicialmente simplemente te excluirán, pero si finalmente acabas siendo adjudicatario y resulta que no presentas documentación en tiempo y forma, perderás la adjudicación y además te pueden imponer una penalidad del 3% del importe de contrato«
Ojo con los documentos que caducan o se actualizan
Tan importante es tener toda la documentación como cerciorarse de que aquellas que caducan o que deben renovarse periódicamente están al día. Un documento caducado es igual a un documento no válido. Deberías prestar especial atención a:
- Los certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, pues tienen validez de 6 meses.
- Que los datos de tus poderes o representante legal están actualizados y vigentes.
- Que el certificado digital esté vigente.
- Que los documentos relacionados con la solvencia estén actualizados (personal, maquinaria, etc)
Este tipo de errores son muy frecuentes y te pueden dar muchos problemas. Algunos tienen fácil solución, otros no tanta. Y de igual manera, algunos son subsanables en el proceso de licitación, pero otros pueden darte verdaderos quebraderos de cabeza (y algún que otro susto).
¿Y si estoy inscrito en el ROLECE?
Si estás en el ROLECE, parte de esta documentación ya no es necesario entregarla en cada licitación. Es como tener un certificado de que cumples con lo básico para poder presentarse, aún así habrá documentación que tendrás que presentar junto al ROLECE. Aquí te explico más sobre el ROLECE si aún no lo tienes claro.
¿Crees que es demasiado complejo?
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Prepara una carpeta base y evita repetir trabajo
Mi recomendación es que tengas una carpeta (digital preferiblemente) con todos los documentos que se suelen pedir. Así, cuando salga alguna licitación solo tienes que adjuntarlos y/o adaptarlos y listo. Harás que el proceso sea mucho más ágil y te permitirá dedicar mayor tiempo a aspectos que requieren de más dedicación, como pueden ser el estudio económico de la oferta o la redacción de la memoria técnica. Recuerda:
- Incluye todos los certificados en vigor
- Guarda los modelos habituales en formato editable
- Ten a mano una plantilla base de lo que usas en las memorias técnicas
- Guarda tu plantilla de propuesta económica y declaración responsable
Si tienes esto al día, te aseguro que estás mucho más cerca de poder licitar bien y sin sustos. Puede que la parte documental te parezca engorrosa, pero es el primer filtro que hay que pasar. Una oferta perfecta en lo técnico o en lo económico no sirve de nada si fallas en la documentación.
Si no tienes claro qué presentar o no sabes si lo que tienes es válido, escríbeme y te echo un cable. Mejor preguntar a tiempo que quedarse fuera por una tontería.
Las licitaciones de servicios son mi especialidad.
Soy eXperto en licitaciones de servicios. Algunas de mis especialidades son...
Licitaciones de servicios de limpieza en edificios.
Licitaciones de mantenimiento de edificios.
Licitaciones de seguridad y vigilancia.
Licitaciones de gestión de residuos urbanos.
Licitaciones de logística y mensajería.
Licitaciones de servicios de control de plagas.
Licitaciones de transporte escolar y de pasajeros.
Licitaciones de gestión de flotas de vehículos.
- Licitaciones de jardinería y mantenimiento z. verdes.
Licitaciones de asistencia domiciliaria.
Licitaciones de gestión de comedores y catering.
- Licitaciones de gestión de atención telefónica.
- Licitaciones de gestión de instalaciones deportivas.
- Licitaciones de concesión de cafeterías y bares.
- Licitaciones de explotación de restaurantes.
